6 cпособов заставить время работать на вас

Больше часов в сутках – это возможно! 6 способов заставить время работать на вас
Самым занятым из нас давно знакомо чувство, что времени в сутках не хватает: еще столько можно было бы успеть, если бы урвать у природы часок-другой. Конечно, физически это невозможно. Но существует способ сэкономить то время, которого нам так не достает! Как это сделать – читайте в нашей статье.

Вот список достаточно простых действий, выполняя которые можно получить гораздо больше функционально-полезного времени в сутках, чем у нас есть.

Способ 1. Как оптимизировать сон
Всем людям необходимо разное время для сна. Но все же всегда есть возможность спать меньше, а отдыхать более качественно. Вот несколько методик, которые используют многие успешные люди:

- просыпаться в одно и то же время. Каждое утро ставайте с постели по звонку будильника, а вечером ложитесь спать, когда почувствуете усталость. Так организм привыкнет к такому режиму и сам определит, сколько времени для сна ему нужно. Вы сами заметите, что качество сна улучшится, а длительность – уменьшится;

- уберите из спальни все раздражители. Яркий свет, телевизор, компьютер, посторонние шумы – всему этому не место в спальне. Сделайте спальню местом релаксации и отдыха и вы увидите, насколько лучше станете отдыхать.

Способ 2. Питание и энергия
Вы наверняка знаете, что человеческий организм тратит значительную часть энергии на то, чтобы усвоить пищу. В свою очередь, белковая пища требует гораздо больших энергетических затрат, чем, например, растительная. Таким образом, употребляя большое количество мяса и животных жиров, ваш организм требует дополнительного времени для отдыха и восстановления сил. Если вы хотите, чтобы энергия била ключом, а времени на сот требовалось все меньше, попробуйте изменить систему питания в сторону растительной пищи.

Способ 3. Развивайте многозадачность
Проще говоря, делайте несколько дел одновременно. Если вы девушка, то вам не привыкать. Главное, помнить, что совмещать можно только те дела, одно из которых можно делать, не думая; чаще всего, это совмещение умственной работы с физической. Например, делать зарядку и слушать уроки английского, или говорить по телефону и наводить порядок на рабочем столе.

Способ 4. Самоорганизация прежде всего
Чем более организованно вы будете вести свои дела, тем больше времени у вас высвободится. Есть несколько систем и способов организации дел и каждый может выбрать подходящую ему.

Способ 5. Учитесь быстрее читать и печатать
Ежедневно массу времени вы проводите читая и набирая текст: почта, icq, Интернет, электронные книги – все это значительные затраты времени. Обучаясь скорочтению и быстрому набору текста, вы сэкономите до 30% времени, затрачиваемые на эти функции.

Способ 6. Не отказывайтесь, когда вам предлагают помощь
В вашем ежедневном распорядке есть вещи, которые без ущерба для дела можно делегировать кому-нибудь другому. Если кто-то из сотрудников или ваших близких предлагает помочь вам – не отказывайтесь. А высвобожденное время потратьте на что-то более важное, требующее вашего непосредственного участия.

Тайм-менеджмент. Стратегия преодоления проблемы «нехватка времени»

Одной из проблем преобразования является нехватка времени на сами преобразования. Но проблема заключается не в отсутствии времени, а в недостатке гибкости управления временем. Когда все загружены по уши, реальной ценностью становится умение верно расставлять приоритеты.



Силами, ограничивающими процесс управления временем, является плохая гибкость в использовании времени. Если эта гибкость мала, то большинство программ преобразования умирает скоропостижно и безболезненно, оставляя саму компанию в тупике. Путь к успеху – выявление и анализ скрытых гипотез и установок, порождающих нехватку времени.

Какой же может быть стратегия преодоления проблемы «не хватает времени»?

Питер Синге советует следующее.

1. Объединение программ. Многие программы преобразования могут быть объединены в одну. Например, программы управления качеством, стратегический подход, обучение диалогам и групповым решениям, кадровая политика, финансовое планирование и пр. Разве общая цель не заключается в том, чтобы достичь прогресса на ключевых направлениях?

2. Выделять время для размышлений. Наняв грузчика, чтобы он поднял ваш холодильник на пятый этаж, вы не позволяете себе отвлекать его вопросами, когда он тащит его наверх. Так почему мы позволяем себе отрывать от дела людей, которые размышляют о важных вопросах бизнеса?

3. Доверьте людям самим распоряжаться собственным временем. Обычно в бизнесе управление временем строится по «стадной» модели («гуси-гуси»). Все «стадо» движется с той же скоростью, что и босс. Если он отвлекается и перестает погонять своих людей, они погружены в полное бездействие. Так обычно считают боссы. Но если предоставить людям жить по своим графикам, оценивая их деятельность по результатам, то можно добиться более значительных успехов.

4. Досуг – ценная часть рабочего времени. Если людям предоставлять время для свободного мечтания, то это совсем не значит, что они тут же примутся сачковать. Ослабляя временные вожжи, можно получить куда более производительную и качественную работу.

5. Нужно учить людей избавляться от ненужной работы. Нужно провести анализ и устранить многие ненужные функции. Это достигается методом реинжиниринга или анализа технологических операционных карт деятельности.

■ Отчеты. Этот отчет в самом деле нужен? Или можно ли на него тратить времени в два раза меньше?

■ Утверждения. Почему на этот документ нужно собирать столько визирующих подписей?

■ Заседания. В этом заседании на самом деле есть смысл? Может, их можно сделать покороче? Или проводить в режиме телеконференций или по электронной почте, чтобы избежать длительных и недешевых поездок?

■ Измерения. Чем можно измерять эффективность разных процедур и как можно повысить эту эффективность?

■ Политика и процедуры. В какой степени схемы оплаты труда и премирования и подобные стимулы нацеливают людей на более эффективную работу?

■ Функции. Все ли функции нужны? Например, кто завел такую систему охраны? Какие функции она должна выполнять и что можно убрать, как излишнее? От каких обязанностей я хотел бы избавиться и переложить их на другого? Чем мне не стоило бы заниматься?

■ Контроль. Какие вопросы я мог бы контролировать менее внимательно? Можно выделить три типа проблем:

— «Лающие собаки» – важные и настоятельные проблемы.

— «Собаки-молчуны» – стратегически важные, но не настоятельные проблемы.

— «Спящие собаки» – необсуждаемые проблемы».

6. Отказ от политиканства. Очистка компании от политиканства и бюрократического мусора освобождает до 20% временного ресурса. Люди могут часами обсуждать политические интриги в собственной компании. Если ваш график распределен на вопросы по 15-20 минут, то правомерен вопрос: «Если вопрос может быть решен за 15 минут, то почему этим должен заниматься главный руководитель?».

7. Нужно уметь отвергать несущественные требования, даже если они исходят от вышестоящего начальства.

8. Стоит поэкспериментировать со временем. Стоит заняться ответом на вопросы: «Если наши цели так важны, чем мы заняты, и как сделать, чтобы мы не тратили времени впустую?»

Пройдитесь как минер по всем пунктам и с мужеством глядя на свою деятельность, поставьте безжалостный диагноз своим привычкам. Что из указанного вы игнорируете и почему? Объясните хотя бы себе истинные причины не выполнять такие простые вещи.

Есть еще целый ряд вещей, которые игнорируют почти так же, как игнорируют священные заповеди типа «не возлюби жену ближнего» или «поступай с другими также, как хотел бы, чтобы поступали с тобой». И это относится к тому, на что нужно это самое драгоценное время не экономить, а, наоборот, инвестировать. Инвестиции эти дадут самые большие дивиденды.

Итак, нельзя экономить время на следующем:

1. Встреча с каждым работником, чтобы разъяснить ему цели и перспективы его работы.

2. Организация обязательных занятий с целью ориентации по традициям, ценностям, видению перспектив и стратегий организации.

3. Проработка вместе с сотрудником стандартного набора процедур и способов выполнения порученной ему работы.

4. Проработка вместе с работником понимания того, как его личная деятельность вписывается в более широкое русло деятельности организации и решении проблем потребителей.

5. Выявление понимания работником того, какова стратегия фирмы, и как он видит пути ее достижения на своим месте.

6. Выявление того, как видит данный сотрудник внутреннюю конкуренцию или соперничество между коллегами, чтобы направить ее в нужное русло.

7. Разработка конкретных показателей конечных желаемых продуктов его деятельности в измеряемом виде и в виде той добавленной ценности, ради которой и существует его должность.

8. Демонстрация веры в возможности людей достичь поставленных целей.

9. Выявление потенциальных помех, трудностей и преград, которые видит сам исполнитель, чтобы оговорить возможные меры подстраховки или помощи в случае их возникновения.

10. Проговаривание возможных вознаграждений в случае успешного достижения поставленных целей.

11. Проговаривание формы и методов контроля за процессом выполнения и форм и сроков отчетности исполнителя.

12. Формирование групп или бригад (если в этом есть необходимость) и организацию их совместного обсуждения своих путей достижения поставленных целей.

Вкладывая в эти сферы свое время, вы получаете такую мощную энергию людей, которые создадут огромный результат в единицу времени, сохранив массу времени для других задач.